Datenschutzerklärung
Ihr Datenschutz ist unser Anliegen
Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Webseite. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen, und wir möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Webseite sicher fühlen. Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre personenbezogenen Daten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung, den uns betreffenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Die Universität Mannheim Service und Marketing GmbH, L 9, 7 in 68161 Mannheim („Wir“) ist als Betreiber der Webseite https://www.service.uni-mannheim.de/ („Webseite“) die verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO und anderer, landesspezifischer Datenschutzbestimmungen.
Datenschutzbeauftragter
Sie können sich jederzeit mit allen datenschutzrechtlichen Belangen an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
Herrn Roger Mittelstädt
L 9, 7
68161 Mannheim
Tel.: +49 621 181-1168
Allgemeines zur Datenverarbeitung
1. Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
Zu den personenbezogenen Daten zählen auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite. In diesem Zusammenhang erheben wir personenbezogene Daten wie folgt von Ihnen: Informationen über Ihre Besuche unserer Webseite wie zum Beispiel Umfang des Datentransfers, den Ort, von dem aus Sie Daten von unserer Webseite abrufen sowie andere Verbindungsdaten und Dateien und sonstige Inhalte, die Sie abrufen. Dies geschieht in der Regel durch die Verwendung von Logfiles und Cookies. Weitere Informationen zu Logfiles und Cookies erhalten Sie weiter unten.
2. Verwendungszweck und betroffene personenbezogene Daten
Umfang und Art der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten unterscheidet sich danach, ob Sie unseren Internetauftritt lediglich zum Abruf von allgemein verfügbaren Informationen besuchen oder darüber hinausgehende Leistungen in Anspruch nehmen:
a) Informatorische Nutzung
Für eine rein informatorische Nutzung unserer Webseite ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass Sie personenbezogene Daten angeben.
Vielmehr erfassen wir in diesem Fall beim Aufruf unserer Webseiten nur diejenigen Daten, die uns Ihr Internetbrowser automatisch übermittelt, wie etwa:
· die IP-Adresse Ihres Computers
· Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs
· Ihren Browsertyp, die Browserversion sowie Ihre Browsereinstellungen
· das verwendete Betriebssystem (Windows, iOS, Linux etc.)
· die übertragene Datenmenge und Status von Übertragungen
· von welcher Webseite aus der Zugriff auf unsere Seite erfolgte
· sonstige ähnliche Daten und Informationen, welche der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.
Die IP-Adresse Ihres Computers wird dabei nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Webseite in sog. Logfiles gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch eine Kürzung anonymisiert. Die übrigen Daten werden für eine begrenzte Zeitdauer gespeichert. Wir verwenden diese Daten für den Betrieb unserer Webseite, insbesondere um Fehler der Webseite festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung der Webseite festzustellen und um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen.
b) Nutzung bei Inanspruchnahme weiterer Leistungen
Soweit Sie über unsere Webseite weitere Leistungen unseres Unternehmens in Anspruch nehmen, ist es gegebenenfalls erforderlich, dass Sie hierzu personenbezogene Daten angeben.
Welche personenbezogenen Daten zur Leistungserbringung erforderlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske.
Wir werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten erheben, die zur Erfüllung der von Ihnen gewählten Leistung erforderlich sind, beispielsweise Ihre postalische Anschrift für Abrechnungszwecke bei Wahl der Zahlungsart „auf Rechnung“. Für den Fall, dass Sie eine andere Zahlungsart wählen, beispielsweise über Kreditkarte, werden Sie auf die Seiten eines Drittanbieters weitergeleitet. Wir weisen darauf hin, dass wir keinen Einfluss auf die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten durch diesen Drittanbieter haben, so dass diese Datenschutzerklärung nicht für den Drittanbieter gilt.
Weitere Angaben können Sie freiwillig tätigen. Welche Angaben erforderlich und welche freiwillig sind, können Sie daran erkennen, dass erforderliche Angaben jeweils mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die von Ihnen gewünschte Leistung zu erbringen.
3. Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten nach Zweckerfüllung
Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist längstens jedoch bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Speicherfristen.
Bei Zweckerfüllung und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Speicherfristen werden die personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht oder gesperrt.
Kontaktformular
Auf unserer Webseite bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mittels eines Kontaktformulars mit uns in Kontakt zu treten.
Der Empfänger Ihrer Nachricht ergibt sich vorbehaltlich der nachfolgenden Ausführungen jeweils aus der Beschreibung im jeweiligen Kontaktformular. Die personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen dieser Kontaktanfrage angeben, werden nur für die Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt und unverzüglich vom Webserver gelöscht. Wir weisen darauf hin, dass die Nachrichten gegebenenfalls im Rahmen gesetzlich bestehender Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden. Eine Weitergabe an Dritte findet vorbehaltlich der vorstehenden Ausführungen nicht statt.
Die Übertragung der in die Kontaktformulare eingegebenen Daten erfolgt verschlüsselt, wobei wir eine TLS 1.2 – Transportverschlüsselung gewählt haben.
Cookies und Webanalysetools
a) Verwendung von Cookies
Abhängig von den Einstellungen Ihres Browsers erheben wir außerdem Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite durch die Verwendung sog. Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Datenträger gespeichert werden und die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet wurden sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen. Cookies ermöglichen unseren Systemen, das Gerät des Nutzers zu erkennen und eventuelle Voreinstellungen sofort verfügbar zu machen. Sobald ein Nutzer auf die Plattform zugreift, wird ein Cookie auf die Festplatte des Computers des jeweiligen Nutzers übermittelt. Cookies helfen uns, unsere Webseite zu verbessern und Ihnen einen besseren und noch mehr auf Sie zugeschnittenen Service anbieten zu können. Sie ermöglichen uns, Ihren Computer wieder zu erkennen, wenn Sie auf unsere Webseite zurückkehren und dadurch Informationen über Ihre bevorzugten Aktivitäten auf der Webseite zu speichern und so unsere Webseite an Ihren individuellen Interessen auszurichten. Dies kann zum Beispiel Werbung beinhalten, die Ihren persönlichen Interessen entspricht; und die Geschwindigkeit der Abwicklung Ihrer Anfragen zu beschleunigen.
In den von uns verwendeten Cookies werden lediglich die oben erläuterten Daten über Ihre Nutzung der Webseite gespeichert. Dies erfolgt nicht durch eine Zuordnung zu Ihnen persönlich, sondern durch Zuweisung einer Identifikationsnummer zu dem Cookie (»Cookie-ID«). Eine Zusammenführung der Cookie-ID mit Ihrem Namen, Ihrer IP-Adresse oder mit ähnlichen Daten, die eine Zuordnung des Cookies zu Ihnen ermöglichen würden, erfolgt nicht. Wie Sie den Einsatz von Cookies unterbinden können, erfahren Sie in der Hilfefunktion Ihres Browsers.
Darüber hinaus setzen wir Cookies im Zusammenhang mit dem Buchungsvorgang innerhalb unseres Veranstaltungsportals ein. Diese Cookies werden zur Erfassung des Login-Status sowie der Benutzerdaten verwendet (z.B. persönliche Begrüßung nach dem Login). Die Speicherdauer dieses Cookies hängt von den von Ihnen in Ihrem Browser gewählten Einstellungen ab.
Sollten Sie eine Verwendung von Cookies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass eine Speicherung von Cookies nicht akzeptiert wird. Bitte beachten Sie, dass Sie unsere Webseite in diesem Fall ggf. nur eingeschränkt oder gar nicht nutzen können.
Wenn Sie nur unsere eigenen Cookies, nicht aber die Cookies unserer Dienstleister und Partner akzeptieren wollen, können Sie die Einstellung in Ihrem Browser »Cookies von Drittanbietern blockieren« wählen.
b) Verwendung von Google Analytics
Diese Webseite benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (»Google«). Auch Google Analytics verwendet »Cookies«, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Mitgliedsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraums zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
In unserem Auftrag wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung unserer Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber uns zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link (http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de) verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren.
Alternativ zum Browser-Plugin können Sie die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Webseite verhindert: <a onclick=”alert(‘Google Analytics wurde deaktiviert’);” href=”javascript:gaOptout()”>Erfassung von Daten von Google Analytics für diese Webseite deaktivieren</a>
Nähere Informationen hierzu finden Sie unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de sowie unter http://www.google.com/intl/de/analytics/privacyoverview.html (allgemeine Informationen zu Google Analytics und Datenschutz).
Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code »gat._anonymizeIp();« erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.
Newsletter
Der Versand der Newsletter erfolgt mittels des Versanddienstleisters CleverReach GmbH & Co. KG, Schafjückenweg 2, 26180 Rastede, Deutschland. Die Datenschutzbestimmungen des Versanddienstleisters können Sie hier einsehen: https://www.cleverreach.com/de/datenschutz/. Der Versanddienstleister kann die Daten der Empfänger in pseudonymer Form, d.h. ohne Zuordnung zu einem Nutzer, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für statistische Zwecke verwenden. Der Versanddienstleister nutzt die Daten unserer Newsletterempfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben.
Um sich für den Newsletter anzumelden, reicht es aus, wenn Sie Ihre E-Mailadresse angeben. Optional bitten wir Sie einen Namen, zwecks persönlicher Ansprache im Newsletters anzugeben. Wenn Sie unseren Newsletter bestellen wollen, benötigen wir neben Ihrer E-Mail-Adresse die Bestätigung, dass Sie der Inhaber der angegebenen Email-Adresse und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Diese Daten werden nur zu dem Zweck erhoben, Ihnen den Newsletter zuschicken zu können und unsere diesbezügliche Berechtigung zu dokumentieren. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Die Bestellung des Newsletters können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zudem werden folgende Daten bei der Anmeldung erhoben:
· IP-Adresse des aufrufenden Rechners
· Datum und Uhrzeit der Registrierung
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletters durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Beim Versand von Newslettern wird jeweils der Erfolg des Versands gespeichert, um Empfängeradressen bei Unzustellbarkeit auszusortieren. Zudem wird eine Erfolgsmessung durchgeführt. Die Auswertungen dienen uns dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte an sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen unserer Nutzer zu versenden.
Die Auswertung des Newsletters und die Erfolgsmessung erfolgen, vorbehaltlich einer ausdrücklichen Einwilligung der Nutzer, auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu Zwecken des Einsatzes eines nutzerfreundlichen sowie sicheren Newslettersystems, welches sowohl unseren geschäftlichen Interessen dient, als auch den Erwartungen der Nutzer entspricht.
Ein getrennter Widerruf der Erfolgsmessung ist leider nicht möglich, in diesem Fall muss das gesamte Newsletterabonnement gekündigt, bzw. muss ihm widersprochen werden.
Soziale Netzwerke
1. Facebook
Auf unseren Webseiten sind Plugins des sozialen Netzwerks www.facebook.com der Firma Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA, integriert. Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo oder einem Facebook-Button (z.B. „Like“-Button bzw. „Gefällt mir“- Button) auf unserer Webseite.
Auf die Art und den Umfang der Daten, die von den sozialen Netzwerken erhoben werden, haben wir keinen Einfluss. Details zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten durch Facebook sowie Ihren diesbezüglichen Rechten entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Facebook: https://www.facebook.com/policy.php.
2. Instagram
Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes Instagram, Anbieter Instagram LLC, 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA, eingebunden. Wenn Sie bei Instagram mit Ihrem Instagram-Account eingeloggt sind, können Sie durch Anklicken des Instagram-Buttons die Inhalte unserer Seiten mit Ihrem Instagram-Profil verlinken. Dadurch kann Instagram den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir erhalten keine Kenntnis von den übermittelten Daten und deren Nutzung durch Instagram. Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung, die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Instagram sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Instagram (https://help.instagram.com/155833707900388).
3. LinkedIn
Auf unseren Seiten sind Funktionen des Netzwerks LinkedIn, Anbieter LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2 Irland, eingebunden. Wenn Sie unsere Seiten, die Funktionen von LinkedIn enthalten, besuchen, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung mit dem LinkedIn-Server auf. LinkedIn erhält dadurch die Information, dass Sie unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den „Recommend-Button“ von LinkedIn anklicken und bei LinkedIn mit Ihrem Account eingeloggt sind, kann LinkedIn den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir erhalten keine Kenntnis von den übermittelten Daten und deren Nutzung durch LinkedIn. Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung, die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch LinkedIn sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy).
4. X (vormals Twitter)
Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes Twitter Inc., 795 Folsom St., Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA, eingebunden. Durch das Benutzen von Twitter und der Funktion „Re-Tweet“ werden die von Ihnen besuchten Webseiten mit Ihrem Twitter-Account verknüpft und anderen Nutzern bekannt gegeben. Dadurch kann Twitter den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir erhalten keine Kenntnis von den übermittelten Daten und deren Nutzung durch Twitter. Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung, die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Twitter sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von Twitter unter https://x.com/de/privacy.
5. YouTube
Auf unseren Seiten sind Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube, Anbieter YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA, eingebunden.
Wenn Sie unsere Seiten besuchen, baut Ihr Browser über das Plugin eine direkte Verbindung mit dem YouTube-Server auf. YouTube erhält dadurch die Information, dass Sie unsere Seite besucht haben. Wenn Sie bei YouTube mit Ihrem Account eingeloggt sind, kann YouTube den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wenn Sie dies nicht wünschen, loggen Sie sich bitte vor Ihrem Besuch unserer Seiten aus Ihrem YouTube- Benutzerkonto aus.
Wir erhalten keine Kenntnis von den übermittelten Daten und deren Nutzung durch YouTube. Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung, die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch YouTube sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von YouTube (https://www.google.de/intl/de/policies/privacy).
Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“ der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Online-Unterricht, Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Universität Mannheim Service und Marketing GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 12 Monate bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Empfänger/Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner ist der Anbieter von Zoom nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt: Universität Mannheim Service und Marketing GmbH, Roger Mittelstädt, L9,7, 68161 Mannheim, Datenschutz@service.uni-mannheim.de
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter; es sei denn, Sie haben in die Datenweitergabe eingewilligt oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet. Dabei kann es sich insbesondere um eine Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.
Datensicherheit
Alle Informationen, die Sie an uns übermitteln, werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Wir sichern unsere Webseite und sonstigen Systeme jedoch durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Insbesondere werden Ihre personenbezogenen Daten bei uns verschlüsselt übertragen.
Anfertigung von Bildmaterial
Unsere Seminare und Veranstaltungen werden unter Umständen fotografisch begleitet. Die Teilnehmenden erklären mit ihrer Teilnahme ihr Einverständnis damit, dass die Universität Mannheim Service und Marketing GmbH vor, während oder nach der Veranstaltung entstandenes Fotomaterial zum Zwecke der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, darüber hinaus auf der eigenen Webseite und den sozialen Netzwerken Facebook, X (vormals Twitter), Instagram, TikTok, LinkedIn und Xing sowie in eigenen Newslettern, Printmedien und Flyern nutzt. Es können Fotos entstehen, auf denen Sie zu sehen und zu erkennen sind. Sofern Sie dies prinzipiell nicht wünschen, teilen Sie uns dies unter der E-Mail-Adresse datenschutz(at)service.uni-mannheim.de mit. Sollten Sie Ihre Einwilligung gegeben haben, während der Fotoaufnahmen aber Ihr Einverständnis zurücknehmen wollen, so teilen Sie dies der fotografierenden Person vor Ort mit. Diese wird die Fotos dann löschen und nicht verwenden.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, von uns:
· unentgeltlich Auskunft über die von uns über Ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Auskunftsrecht)
· eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten (Recht auf Bestätigung)
· von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten von uns unverzüglich gelöscht werden, sofern deren Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist und auch die weiteren Voraussetzungen der DSGVO für eine Löschung erfüllt sind (Recht auf Löschung)
· die sofortige Berichtigung und Vervollständigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung)
· die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung)
· die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit)
· der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen (Recht auf Widerspruch)
· Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Recht auf Entscheidung im Einzelfall).
Weiter haben Sie das Recht, jederzeit Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Für weitergehenden Informationen zu Ihren Rechten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie aber die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.
Links
Sofern Sie externe Links nutzen, die im Rahmen unserer Internetseiten angeboten werden, erstreckt sich diese Datenschutzerklärung nicht auf diese Links. Wenn wir Links anbieten, bemühen wir uns sicherzustellen, dass auch diese unsere Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten. Wir haben jedoch keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen durch andere Anbieter. Informieren Sie sich deshalb bitte auf den Internetseiten der anderen Anbieter auch über die dort bereitgestellten Datenschutzerkärungen.
Widerspruchsrecht
Weiterhin können Sie jederzeit Ihre Zustimmung zur Erhebung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns widerrufen. Bei Bedarf schreiben Sie bitte an Universität Mannheim Service und Marketing GmbH, L9, 7, 68161 Mannheim oder senden Sie eine E-Mail an webmaster(at)service.uni-mannheim.de.
Fragen, Anregungen, Beschwerden
Wenn Sie weitergehende Fragen zu unseren Hinweisen, zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden. Wir stehen Ihnen jederzeit auch im Falle von Auskunftsersuchen, Anregungen oder bei Beschwerden zur Verfügung.
Stand: 20.10.2025